WHO-Co.

HERRAMIENTAS PARA EL TELETRABAJO

El trabajo desde la primera revolución industrial fue concebido para hacerse en “el lugar de trabajo” con el cambio de la industria y cómo producimos los productos y servicios  por supuesto las herramientas con las que trabajamos también han cambiado.

A medida que la tecnología hace que la fuerza laboral sea más que una mano de obra literal y pasamos los humanos a ser los arquitectos/operarios detrás de esa “mano” de obra  las herramientas de trabajo también cambian.

¿Por qué son importantes las herramientas?

Imagina a ese “operario” de 1830 que tenía que martillar por largas horas para poder producir parte de una máquina de vapor.  Obviamente quería el “mejor” martillo para poder trabajar más eficientemente.

En los días actuales por supuesto que nuestras herramientas han cambiado pero no por eso ha cambiado la idea de que una mejor herramienta produce mejores resultados ( en teoría)

Menor tiempo y mejor calidad es lo que uno espera con el uso de “mejores”herramientas pero es muy importante recalcar que incluso la mejor herramienta en manos no capacitadas puede incluso traer consecuencias neutras o negativas. Es por eso que al leer este artículo no solo pienses en empezar a usar inmediatamente estas herramientas que hemos recopilado si no cómo te vas a capacitar para usarlas (que será parte de un próximo artículo)

Importante recalcar que todas estas herramientas si no tienen una metodología y organización detrás. Es muy probable que te sean inútiles, usando el ejemplo que pusimos más arriba sobre el martillo si no sabes cómo “martillar” lo más probable es que ni el mejor martillo del mundo te “sirva”.

Ahora sí , sin más preámbulos te dejamos el resumen que hicimos  junto a Who&Co de las principales herramientas digitales de teletrabajo para el siglo XXI.

Herramientas de Gestión

Nota al margen, estas herramientas son las que hemos usado y nos han traído muy buenos resultados, claro que pueden haber mejores herramientas y feliz si nos compartes en redes sociales cuáles son tus herramientas preferidas.

 

Notion 

Piensa en un libro bonito donde está TODO (Finanzas, Ventas, Marketing, Operaciones) . Es lo que en jerga tech se conoce como Wiki ya que mucha gente puede aportar a él de forma ordenada.

Puedes organizar desde manuales internos, hasta cartas gantt para proyectos, hasta el trabajo del día a día de operaciones.

Puedes comunicarte internamente y externamente, para por ejemplo mostrarle un manual a tus clientes o proveedores (como si fuera una página web).

Es muy importante que se le de estructura antes de empezar a usarlo aunque viene con templates para ayudarte en eso.

Tiene una versión gratuita que es más que suficiente para un pequeño team o para ti [email protected] pero si estás considerando usarla en tu empresa  de forma profesional podrías pagar un plan (8 usd mensuales aprox por persona)

Personalmente soy un fanatico y usuario ávido de Notion.

 

Calendly

¿Te ha pasado que pierdes mucho tiempo coordinando cuando tienes tiempo y el resto del equipo para una reunión?  ¿O más aún si tratas con clientes coordinando con tu cliente cuál es el mejor tiempo para una reunión?.

Bueno esta herramienta resuelve el problema de forma bastante elegante, tu calendario lo integras a calendly y le muestra de una forma muy bonita a tu contraparte cuales son tus horarios disponibles y te coordina el lugar (tu reunión online obvio) y hace confirmaciones a ambas partes , y también recordatorios.
Es como si tuvieras un/a asistente privada para agendar reuniones.

*Si eres de esas personas que usa la reunión en vez de un mail, por favor no seas de esas personas.  #esareunionpodriahabersidounmail  en los siguientes artículos hablaremos de por qué hay cosas que son para mail y otras para reunión.

Tiene versión gratuita

 

Miro

Imagínate una pizarra blanca donde [email protected] tienen letra bonita y [email protected] tienen ilimitados post it.

Pues eso, online y bonito.

Lo más impresionante es cuando trabajas en tiempo real con otra persona, puedes ver en tiempo real como esa persona escribe o pega un post it al lado tuyo.

Tiene una versión gratuita que es super buena.

 

G Suite

¿Gmail? . Me imagino que lo has escuchado, La  suite de Google  llamada G-suite  contempla además de su producto estrella (gmail) muchas otras cosas más y es para muchos (como nosotros) el ALMA de nuestros negocios.

El calendario de google es una de las herramientas más importantes para el día a día, visualmente bonito y es “fácil” de configurar, además puedes incorporar tu To-do list aquí mismo en los “recordatorios” y lo más importante es que casi cualquier otra herramienta digital se integra SUPER facil ,por ejemplo calendly.

La suite también incluye unos de los servicios de videollamadas más estables y confiables actualmente en el mercado: Meet

Drive, Un pendrive donde estan [email protected] conectados en tiempo real.

Se acabó esa era de “¿Me lo pasas por pendrive?” (suena loco porque ya los pendrive eran una tremendo avance, pero ahora es como si fueran siglos atras).
Muy importante es que Drive incluye una suite de “office” totalmente original y válida.

Este es un dato que no mucha gente conoce: Si eres una empresa y necesitas excel obviamente necesitas comprar la licencia original para cada pc de las personas de tu oficina. Bueno la suite viene incluida con la versión de excel que en gsuite se llama Sheets (que es básicamente un excel online).
Alto ahí [email protected] en macros, sabemos que tiene limitaciones sheets pero para la mayoría de  la población laboral no se necesita más que tablas dinámicas.

Los precios son bastante accesibles (desde 5 Usd Mensuales)

Tener  cosas tan importantes como tu correo y documentos y saber que detrás de la seguridad de tus correos están los servidores de google  es “bueno”.  ([email protected] ahí Mr/Ms ciberseguridad sabemos que hay cosas más seguras y sin “conflictos” pero eso ya es tema para otro blog/artículo).

 

Airtable

Un excel con esteroides , es como lo definiría.  Puedes hacer todo lo que haces un excel pero más bonito, ordenado y con MILLONES de automatizaciones.

Sirve desde hacer un formulario bonito, hasta para automatizar tu sistema de marketing, y por supuesto “trabajar remotamente”mostrándole a todo tu equipo tu operación.

Últimamente han tenido grandes avances y es una de las plataformas con más crecimiento dentro del mundo No Code.

Es perfecta para una base de datos “ligera” (menos de 50.000 líneas) y si sabes “algo” de programación una de las diferencias más grandes con un excel “normal” es que las bases de datos de las “hojas” pueden ser relacionales, por lo que puedes hacer muuuuchas cosas.

Desde mi experiencia puedes hacer incluso una APP (web) usando airtable como la base de datos e incluso usarla como en mi caso para un sistema de control de acceso con código QR.

Tiene una versión gratuita con algunas limitaciones pero si no, sus precios también son accesibles ($24usd por usuario aprox)

Herramientas de Comunicación


Slack

Un Whatsapp en esteroides, su gran gracia es que puedes hacer subtemas de un mensaje y que puedes integrar muchas otras aplicaciones (por ejemplo calendly, y tu calendar de gsuite).

Además algo muy importante es separar las cosas profesionales con tu vida privada ya que muchas empresas al día de hoy siguen usando whatsapp como su principal herramienta de comunicación que al mismo tiempo es la herramienta de comunicación principal de las personas en su vida cotidiana.

Por  aquí creemos que Whatsapp es una herramienta BRUTAL sobre todo por su facilidad de uso, pero es MUY importante que para temas de teletrabajo y separar la vida cotidiana tener una app específica para el trabajo. Si no puedes/quieres tener dos números de whatsapp aconsejamos totalmente tener por ejemplo un SLACK.

Tiene una versión gratuita pero también si eres una empresa más consolidada por supuesto querrás la versión pagada.

Una de las principales ventajas es que es sumamente usada por estos días y puede reemplazar fácilmente whatsapp para temas profesionales.


Zoom

¿Necesitas tener una videoconferencia (a.k.a: reunión online)? Esta es una de las herramientas con más funciones que hay en el mercado, lo bueno es que con el boom del teletrabajo casi todo el mundo ha usado zoom y lo que la posiciona como una de las herramientas líderes en el mercado es que sus funciones son desde “básicas” hasta muy avanzadas.

Una de las funciones que más me gusta es que los participantes pueden “rayar” como una pizarra la pantalla del Host, y tambíen y no menor es que las funciones de Host para silenciar y moderar son una de las mejores en este tipo de herramientas.

Su precio parte desde los $14 usd mensuales, hay una versión gratuita pero con duración de la llamada limitada.


Discord

El/la [email protected] [email protected] de Zoom y Slack . Es una mezcla BRUTAL de tecnología pero hay que reconocer que no es intuitivo ni para los millennial (quizás sí para la generación Z). Esta plataforma fue originalmente ideada para comunicación entre “gamers” (Si [email protected] [email protected] que juegan videojuegos”) pero su uso ha ido expandiéndose a cualquier tipo de usuario.

Tal como mencione es una mezcla entre Zoom y Slack, es un sistema donde puedes escribir y tener  lo mismo y más que slack, pero ademas agregale funciones de audio y video que incluso superan cualquier otro servicio de videollamadas (puedes tener video con 1080p y 60fps ) que para [email protected] no té[email protected] quizás no signifique mucho, pero creeme que tener una videoconferencia con esas características harán que sientas como si esa persona estuviese mucho más cerca tuyo.

Sus servidores son de Amazon y es “gratis” pero para disfrutar de las funciones de video que mencione tendrás que pagar aprox 9 usd mensuales sin límite de usuarios.

Si no eres una empresa que entienda muy bien cómo implementar un servidor de discord mejor ni lo intentes. Ahora si tu empresa está llena de generación Z y les dices que vas a implementar discord creeme que vas a hacerles sus ojitos brillar.


Hopin

Es una de las herramientas más versátiles y profesionales en cuanto a webinars o conferencias se trata. No es barata pero fácilmente se puede comparar con hacer un seminario en un hotel en cuanto a experiencia. Si quieres “sobresalir” para una conferencia te recomendamos usar Hopin.

Sus valores parten de aprox $100 Usd por conferencia.


Mmhmm

Si, tal cual es su nombre, mmhmm (como suena) Es una “tontería” quizás, pero hacer una presentación fuera de lo común creeme que puede cambiar la comunicación.

Mmhmm basicamente hace que tu presentación sea mucho más interactiva con el público, es como si fueras el/la presentador/a del tiempo ( si, imaginatelo)


Recuerda…

Estas herramientas si no son bien implementadas en tu empresa o en tu vida personal no te servirán de nada.

Emilio Segreste – Partner WHO&Co.
CEO Chile Remoto
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WHO&Co. – Consultora experta en el Desarrollo y la Gestión de Talentos (Hunting/Career Advisory)